So rechnen Sie den Nutzen einer Automatisierung selbst
Auf der vierten Seite eines Angebots steht eine Zahl, fett gedruckt: So viele Stunden spart Ihnen die neue Lösung im Jahr, so viel Geld bringt sie. Die Rechnung sieht sauber aus. Eine Frage beantwortet sie trotzdem nicht: Woher kommen die Werte, mit denen gerechnet wurde? Ich rechne Ihnen diesen Nutzen nicht mehr vor. Stattdessen zeige ich Ihnen, wie Sie ihn mit fünf Zahlen aus Ihrem eigenen Betrieb selbst aufstellen.
Warum eine Nutzenrechnung vom Anbieter nichts beweist
Jede Nutzenrechnung, die ein Anbieter mitbringt, ist ein Verkaufsargument. Das gilt auch für meine, egal wie ehrlich sie gemeint ist. Der Anbieter kennt Ihren Betrieb aus einem Erstgespräch. Er setzt Werte ein, die ihm plausibel erscheinen, und plausibel erscheint ihm, was den Auftrag trägt. Böse Absicht braucht es dafür gar nicht. Jede Schätzung kippt in diese Richtung, wenn der Schätzende vom Ergebnis lebt.
Die Online-Rechner auf den Seiten von Softwareherstellern arbeiten genauso. Sie fragen nach wenigen Werten und füllen den Rest mit Annahmen, die für alle Kunden gleich sind. Ob bei Ihnen jede Anfrage durch eine Hand geht oder durch drei, ob ein Angebot zehn Minuten dauert oder einen halben Tag, weiß der Rechner nicht.
Eine Rechnung mit Ihren Zahlen kann dagegen niemand wegdiskutieren, auch Sie selbst nicht. Wenn Sie in einem Jahr fragen, ob sich die Automatisierung gelohnt hat, vergleichen Sie mit Werten, die Sie damals selbst genannt haben. Über eine fremde Annahme können Sie nur streiten.
Deshalb baue ich Angebote für Automatisierungen heute so, dass am Anfang kein Nutzenbetrag von mir steht. Die Rechnung entsteht im Workshop, für jeden Ablauf einzeln, und die Eingangswerte bringen Sie mit. Ich halte den Stift.
Fünf Zahlen, die Sie schon haben
Für Automatisierungen rund um Anfragen und Angebote reichen fünf Werte. Sie haben sie im Kopf oder holen sie in ein paar Minuten aus Ihrem Postfach, Ihrer Auftragsliste oder Ihrer Buchhaltung.
- Anfragen pro Monat. Wie viele kommen herein, egal über welchen Weg?
- Der Anteil, der unbeantwortet bleibt. Wie viele bekommen nie eine Antwort, oder erst dann, wenn der Kunde schon woanders unterschrieben hat?
- Der durchschnittliche Auftragswert. Was bringt ein typischer Auftrag?
- Die Abschlussquote. Aus wie vielen beantworteten Anfragen wird ein Auftrag?
- Die Zeit je Angebot. Wie lange sitzt jemand daran, vom Lesen der Anfrage bis zum Versand?
Schätzwerte genügen. Auf die zweite Kommastelle kommt es nicht an, entscheidend ist, dass die Zahl von Ihnen kommt. Kennen Sie den Anteil der liegengebliebenen Anfragen nicht, ist das übrigens schon ein Befund. Zählen Sie eine Woche lang mit, dann wissen Sie es.
Ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen
Damit Sie sehen, wie das aussieht, rechne ich einen Betrieb durch, den es nicht gibt. Alle Zahlen sind ausgedacht. Setzen Sie beim Lesen Ihre eigenen ein.
Der Betrieb bekommt 60 Anfragen im Monat. Jede zehnte bleibt liegen, das sind sechs im Monat oder 72 im Jahr. Von den beantworteten Anfragen wird jede vierte zum Auftrag, und ein Auftrag bringt im Schnitt 4.000 Euro.
Bei derselben Quote wären aus den 72 verlorenen Anfragen 18 Aufträge geworden. Mal 4.000 Euro sind das 72.000 Euro Umsatz, die jedes Jahr an diesem Betrieb vorbeigehen.
Jetzt kommt der Teil, den man in Verkaufsunterlagen selten findet. Umsatz ist kein Gewinn. Bleibt dem Betrieb von einem Auftrag ein Drittel, geht es um 24.000 Euro. Und keine Automatisierung holt jede verlorene Anfrage zurück. Im Beispiel nehme ich deshalb an, dass die Hälfte gerettet wird. Dann stehen 12.000 Euro im Jahr auf dem Zettel.
Diese Zahl ist kleiner als die erste. Dafür kann der Inhaber sie verteidigen, vor sich selbst und vor seiner Bank. Sie ist der Maßstab, an dem sich jede Investition in diesen Ablauf messen lassen muss. Kostet die Lösung im ersten Jahr deutlich mehr, als sie nach dieser Rechnung bringt, wartet man mit ihr besser.
Die fünfte Zahl, die Zeit je Angebot, bekommt eine eigene Zeile. Angenommen, ein Angebot dauert heute zwei Stunden und mit einer Vorlage, die Kundendaten und Positionen selbst einsetzt, eine Stunde. Bei 30 Angeboten im Monat sind das 30 Stunden, im Jahr 360.
Gesparte Zeit ist erst dann Geld, wenn jemand etwas damit tut
An dieser Stelle verrechnen sich viele Nutzenrechnungen. 360 Stunden klingen nach einer Stelle, die man sich spart. In einem kleinen Betrieb wird aber niemand gekündigt, weil jedes Angebot eine Stunde schneller fertig ist. Die Stunde verteilt sich über die Woche und versickert, wenn niemand entscheidet, wofür sie da ist.
Fragen Sie deshalb bei jeder Zeitersparnis nach: Was macht Ihre Mitarbeiterin mit der gewonnenen Stunde? Ruft sie Kunden zurück, die sonst untergehen? Schafft sie Angebote, die heute liegen bleiben? Dann hat die Stunde einen Wert, und der lässt sich mit den Zahlen von oben rechnen. Fällt Ihnen keine Antwort ein, schreiben Sie die Stunde als Entlastung auf, ohne Eurobetrag. Entlastung ist etwas wert. Eine Investition trägt sie allein selten.
Was sich mit Ihren Zahlen nicht rechnet, fliegt raus
Stehen alle Abläufe mit ihrem Jahresnutzen nebeneinander, schrumpfen einige Zeilen auf fast nichts. Stellen Sie sich einen automatischen Hinweis vor, der jedes Mal drei Minuten spart und zweimal im Monat gebraucht wird. Im Gespräch klang er dringend. Mit Ihren Zahlen bringt er im Jahr weniger, als sein Bau kostet.
Solche Zeilen nehme ich aus dem Vorschlag. Das ist aus meiner Sicht der wirksamste Preishebel, den es gibt. Senkt ein Anbieter seinen Stundensatz um zehn Prozent, sparen Sie zehn Prozent. Fällt die Hälfte der Abläufe weg, weil sie sich für Sie nicht rechnen, sparen Sie die Hälfte und verlieren dabei nichts, was Ihnen etwas gebracht hätte.
Ein Vorbehalt gehört dazu. Manche Automatisierungen sparen kaum Zeit, verhindern aber, dass etwas vergessen wird: das Nachfassen bei einem offenen Angebot, die Erinnerung an eine fällige Zahlung. Die bewertet man mit einer anderen Frage, nämlich wie oft etwas schiefgeht und was es dann kostet. Wer sie nach Minuten rechnet, streicht womöglich genau die falschen.
Was diese Rechnung leistet
Eine Nutzenrechnung aus fünf Werten ist eine Hochrechnung. Sie zeigt, was unter Ihren Annahmen zu erwarten ist. Gemessen ist darin nichts, und zugesagt auch nicht. Wer Ihnen nach einem einzigen Gespräch einen festen Ertrag verspricht, verkauft eine Gewissheit, die es vor dem Bau nicht gibt.
Ihr Wert liegt in der Offenheit. Jede Annahme steht da, und Sie können jede einzelne ersetzen. Halten Sie die Abschlussquote für zu hoch, setzen Sie Ihre ein, und das Ergebnis ändert sich vor Ihren Augen. So wird aus der Folie im Angebot eine Entscheidungsgrundlage, die Ihnen gehört. Und Sie haben etwas, das vor einer Automatisierung oft fehlt: einen Ausgangswert, gegen den Sie in einem Jahr nachmessen können.
Machen Sie den Test mit dem Angebot auf Ihrem Tisch
Nehmen Sie die letzte Nutzenrechnung, die Ihnen ein Anbieter geschickt hat. Ersetzen Sie jede Zahl darin durch Ihre eigene. Rechnen Sie den Umsatz in das um, was Ihnen davon bleibt, und fragen Sie bei jeder gesparten Stunde, wer sie wofür nutzt. Was danach übrig ist, ist der Nutzen, mit dem Sie entscheiden sollten.
Bleibt wenig übrig, haben Sie gerade Geld gespart, das sonst in einen Ablauf geflossen wäre, der sich für Ihren Betrieb nicht rechnet.
Wenn Sie diese Rechnung für einen Ablauf in Ihrem Betrieb gemeinsam aufstellen wollen, schreiben Sie mir. Die fünf Zahlen bringen Sie mit, den Stift halte ich.